freelancing / praca / produktywność

5 darmowych narzędzi zwiększających produktywność

Czy można być z natury roztrzepanym i raczej chaotycznym, a jednocześnie uchodzić za kogoś zorganizowanego i poukładanego? Można, w każdym razie mi się to chyba udaje. Dzieckiem byłam z gatunku tych, które idą po zakupy, po czym zapominają je wziąć. Ciągle o czymś zapominałam i chodziłam z głową w chmurach. Do pewnego momentu wydawało mi się to nawet zabawne, aż w końcu zaczęło przeszkadzać. Teraz z reguły nieźle ogarniam co się dookoła mnie dzieje, ale nie przyszło to samo i nie bez wysiłku. Nie chodzi o to, żeby zmieniać się na siłę, ale po co sabotować swoje życie i karierę skoro można trochę nad sobą popracować i mieć łatwiej?

Jednocześnie nie jestem fanką obsesyjnego planowania każdej minuty dnia ani testowania każdego nowego narzędzia, które rzekomo ma zmienić moje życie. Ale jest kilka takich, które naprawdę pomagają mi w ogarnianiu i każdemu je polecam. Pięć wystarczy, bo im jest ich więcej tym łatwiej się w nich pogubić, a w końcu przestać używać. I nieważne, czy pracujesz na etacie, jesteś freelancerem, organizujesz pracę innych albo  własne wesele. Przydadzą się.

 

Narzędzia zwiększające produktywność

Trello

Trello to mój ulubieniec, używam do wszystkiego. To najprostsza z możliwych tablica z zakładkami, które łatwo można przesuwać. Swoją dzielę na sekcje do zrobienia, w trakcie, zrobione, anulowane/odłożone na później. I przerzucam między nimi zadania. Miło jest patrzeć jak sekcja do zrobienia maleje, a zrobione rośnie. Jeśli z jakichś powodów potrzebuję przypomnieć sobie wszystkie zadania, którymi się zajmowałam w ostatnim miesiącu lub dłużej to mam je zebrane w jednym miejscu. Integracja z dyskiem Google pozwala na szybki dostęp do plików, na których pracuję. Nic mnie tak nie zniechęca jak narzędzia do poprawy produktywności, które trzeba wcześniej ustawiać, personalizować, przyzwyczajać się do nich. A Trello jest proste jak budowa cepa.

Narzędzia zwiększające produktywność: Trello

Asana

Asany używam regularnie w pracy, prywatnie zrywami. Jest genialna do pracy zespołowej, kiedy trzeba wymieniać się plikami, być na bieżąco z tym, co robią inni i do pamiętania o zadaniach, które się powtarzają. Opcja powtarzalnych zdań pozwala na ustawienie ich raz i wybranie częstotliwości. Jeśli robimy coś codziennie to po oznaczeniu zadania jako wykonanego, wraca ono z datą do zakończenia na drugi dzień (albo jeśli to piątek to na poniedziałek). Od niedawna Asana ma też tablice działające jak Trello, więc w zasadzie mogłaby zastąpić Trello. Ma też ładniejszy interfejs. Nie wiem czy ostatecznie nie porzucę Trello dla Asany.

Narzędzia zwiększające produktywność: Asana

Evernote

Gdybym miała wybrać mój ulubiony program to nie wiem czy nie wygrałby najzwyklejszy windowsowy lub macowy Notatnik. Nauczyłam się zapisywać w tym wszystko – notatki ze spotkań, notatki ze szkoleń, wypracowania na francuski, rzeczy do zrobienia, które nagle pilnie wyskoczą. Kiedyś zanotowałam tam mnóstwo ważnych informacji z dwugodzinnego płatnego szkolenia, po czym musiałam uruchomić ponownie komputer…. I płacz, wszystko przepadło. Dlatego mam Evernote. Tam nie tylko nic nie przepadnie, ale jeszcze mam dostęp do notatek na telefonie. Niestety bezpłatna wersja umożliwia połączenie tylko 2 urządzeń, ale zawsze można wykupić premium i mieć swoje notatki wszędzie. Szkoda tylko, że Evernote działa i wygląda dużo lepiej w wersji na Maca. Niedawno przesiadłam się na Windowsa i sobie tę zmianę chwalę, ale Evernote wolałam na starym sprzęcie. Trudno, przyzwyczajam się. A tak serio to dalej wszystko zapisuję w Notatniku, a pod koniec dnia wklejam do Evernote. Siła przyzwyczajenia.

Narzędzia zwiększające produktywność: Evernote

Pomodoro

O technice pomodoro już pisałam.  Bardzo ją lubię i ułatwia mi życie. Nie ma większego sensu kiedy mam do zrobienia wiele różnych rzeczy, ale przy większych zdaniach, takich zajmujących kilka godzin albo kilka dni, sprawdza się doskonale. Jestem tu analogowa i korzystam z fizycznego minutnika, ale jest mnóstwo stron, które ułatwiają zarządzanie czasem w ten sposób. Wystarczy wyguglać pomodoro timer, pomodoro tracker, pomodoro tool itp. i znaleźć swoją ulubioną.

Produktywność

 

StayFocusd

Nic nie rozwala dnia i nie rozprasza aż tak jak pewne strony. Wiadomo jakie. Minutnik pomodoro ustawiony albo nie, już się zabierasz za zadanie w pracy / pisanie magisterki / naukę i nagle… Musisz sprawdzić Messengera. Albo maila. Dosłownie na sekundę wejść na swoją tablicę na Facebooku albo ulubiony portal informacyjny, żeby sprawdzić, czy na pewno świat nie wali się w tej chwili. Każdy tak ma i na to też są narzędzia, np. StayFocusd. Ten dodatek do Chrome pozwala po prostu zablokować niektóre strony na określony czas. I nie wejdziesz.

 

Bonus: Spotify i muzyka na koncentrację

Może nie do końca narzędzie, ale pomaga w zachowaniu produktywności. Zazwyczaj nie słucham muzyki w pracy, bo mnie rozprasza. Z muzyką mam tak, że przykuwa całą moją uwagę, przez co słucham jej stosunkowo niewiele, ale jak już słucham to uważnie, rzadko bywa tłem. Ale czasami inne dźwięki rozpraszają bardziej i każdy, kto pracował kiedykolwiek na open space, będzie wiedzieć o co chodzi. Słuchawki i odpowiednia muzyka pozwalają się wtedy skupić. Hitem jest dla mnie playlista Deep Focus na Spotify. Akustyczne kawałki w raczej niskich tonacjach podobają mi się na tyle, żeby móc ich słuchać godzinami, a jednocześnie są na tyle przezroczyste, że nadają się na tło do pracy. Nie znalazłam jeszcze niczego lepszego.

deep focus playlista

 

Słyszałam dużo dobrego o innych narzędziach, między innymi Nozbe oraz IFTTT. Nie korzystałam z nich jednak nigdy, więc nie potrafię się odnieść. Wiem, że dużo ludzi lubi papierowe planery, ja też (nawet kupiłam w tym roku taki z kotami), ale często się przemieszczam i nawet niewielki planer zawsze zajmuje cenne miejsce w małej walizce, dlatego wolę mieć wszystko w komputerze i na dyskach w chmurze. Czasami jednak nie ma sensu na siłę ograniczać tradycyjnych sposobów na notowanie. Kiedy mam dużo krótkich zdań w ciągu dnia, najlepiej sprawdzają się listy wypisane na najzwyklejszych karteczkach walających się potem tygodniami na biurku. Bo nie wszystko musi być zawsze idealnie poukładane 😉